IMAP iletileri sunucuda saklar ve tüm cihazlarınızı aynı kutuyla senkronize eder. Telefonunuzda okuduğunuz ileti bilgisayarınızda da okunmuş görünür; klasör düzeni her yerde aynıdır. Birden fazla cihaz kullanan herkes için doğru seçim budur.

POP3 iletileri cihaza indirir ve genellikle sunucudan siler. Tek bir bilgisayardan çalışan ve sunucu kotasını doldurmak istemeyen kullanıcılar için hâlâ anlamlıdır; ancak ikinci bir cihaz devreye girdiğinde sorun çıkarır.

SMTP ise gönderim protokolüdür; IMAP ve POP3 alma tarafındadır. Kurulumda üçünün de doğru sunucu adresi ve port bilgisiyle tanımlanması gerekir.

MX kaydı alan adınıza gelen postanın hangi sunucuya teslim edileceğini söyler. Yanlış ya da eksik bir MX kaydı, gelen iletilerin hiç ulaşmaması demektir.

SPF sizin adınıza hangi sunucuların posta gönderebileceğini listeler. DKIM giden iletiyi dijital olarak imzalar; alıcı, iletinin yolda değiştirilmediğini doğrular. DMARC ise bu iki kaydın sonucuna göre ne yapılacağını belirler.

Kayıtları kurduktan sonra gerçek bir gönderim testiyle doğrulayın. Yazılan kayıt ile uygulanan kayıt arasındaki fark, ancak test edilince görülür.

Kotanın dolması, e-posta hizmetinde en sık yaşanan aksaklıktır. Dolu bir kutuya gelen ileti sunucu tarafından geri çevrilir; gönderen hata mesajı alır, siz ise haberdar olmazsınız.

Alanı büyüten iki şey vardır: ekler ve gönderilenler klasörü. Büyük dosyaları e-posta yerine dosya bağlantısıyla paylaşmak, kotayı en çok rahatlatan alışkanlıktır.

Kutu bazında kota tanımlayabilirsiniz: yoğun yazışan birimlere daha geniş, az kullanılan adreslere dar alan. Doluluk uyarılarını açık tutmak, sorunun oluşmadan görülmesini sağlar.

Spam filtresi gelen iletileri içerik, gönderen itibarı ve kimlik doğrulama sonuçlarına göre değerlendirir. İyi ayarlanmış bir filtre, istenmeyen postaların büyük bölümünü kullanıcıya hiç göstermeden ayıklar.

Asıl risk toplu istenmeyen posta değil, hedefli sahtecilik girişimleridir: tanıdık bir isimden geliyormuş gibi görünen, ödeme ya da şifre isteyen iletiler. Bunlar filtreleri aşabilir; farkı kullanıcı yaratır.

Ayrılan çalışanların hesaplarını hemen kapatın ya da yönlendirmeye alın. Açık kalan eski hesaplar, en sık gözden kaçan güvenlik açığıdır.

Kurulum için gereken bilgiler nettir: gelen ve giden sunucu adresleri, port numaraları, kullanıcı adı ve şifreleme yöntemi. Bunlar hosting panelinizde tanımlıdır.

Bağlantıyı mutlaka şifreli kurun. Şifresiz bağlantıda kullanıcı adı ve parola ağ üzerinde açık taşınır; ortak ağlarda bu ciddi bir risktir.

Webmail'i yedek erişim yolu olarak aklınızda tutun: cihaz kurulumunda sorun yaşadığınızda ya da başka bir bilgisayardan tarayıcı üzerinden postalarınıza ulaşabilirsiniz.